아이디어는 때를 가리지 않고 떠오른다. 샤워하는 도중이나 친구와 술을 마실 때 생각나기도 한다. 이런 순간적인 발상을 '나중에 정리해야지' 하고 미루다 보면 금세 잊어버린다.

회의할 때는 상대방의 의견에 고개를 끄덕이며 이해했다고 생각했는데, 막상 끝나고 나면 그 말이 전혀 기억나지 않는 경우도 많다. 아무리 가슴에 와 닿을 만큼 인상적인 이야기를 들어도 메모하지 않으면 기억나는 것은 고작 두세 가지에 불과하다.

사카토 켄지의 '메모의 기술' 중에서 (해바라기)

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현장에서 즉시 기록, 그것은 GMP 기록 요령의 금과옥조(金科玉條)입니다. 하나의 행동이 끝나고 펜을 들고 기록한다는 것이 얼마나 번거롭고 일을 더디게 하는지 현장에 근무해 본 사람이라면 다 압니다. 그 “하나의 행동”을 어디까지로 볼 것인가? 한 공정이 다 끝날 때까지 기다리면 안 될까? 간단한 조작인데 두 세 개 공정이 끝난 다음 한꺼번에 하면 정말 안 될까? 이런 생각을 안 해 본 사람 없을 것입니다.

이런 생각을 하는 것 자체가 나쁜 것은 결코 아닙니다. 탓하는 것은 현장에서 펜을 들고 그런 생각을 한다는 것입니다. 이런 생각은 반드시 SOP를 만들 때, 시험지시 및 기록서, 제조지시 및 기록서를 만들 때 하는 것입니다. 기록할 항목, 기록할 시점을 꼼꼼히 챙겨 정해 두어야 합니다. 그 공정의 중요성, 다시 말해서 그 공정이 품질에 미치는 영향의 심각성, 그 공정파라미터가 요구하는 정밀성과 정확성을 고려하여 어느 시점에서 기록할 것인가를 미리 정해두어야 합니다.

지나치게 세세한 항목을 지나치게 짧은 공정 시간 단위로 끊어 기록하도록 해 놓아서 현장에서 기록하는 사람이 “이걸 꼭, 꼬박꼬박 기록해야 돼?”하는 의구심이 조금이라도 일어서는 안됩니다. 혹시라도 이런 의구심이 일어나지 않도록 SOP나 각종 지시서에 대해 미리 교육해야 합니다.